Quy định Về hồ sơ học sinh, sinh viên và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ học sinh, sinh viên Ban hành kèm theo Quyết định số 58/2007/QĐ-BGDĐT ngày 12 tháng 10 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo (P1)

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO                       _____

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM        Độc lập - Tự do - Hạnh phúc         _____________________________

QUY ĐỊNH

Về hồ sơ học sinh, sinh viên và ứng dụng công nghệ thông tin

trong quản lý hồ sơ học sinh, sinh viên

(Ban hành kèm theo Quyết định số 58/2007/QĐ-BGDĐT

ngày 12  tháng 10 năm 2007 của  Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo)

^{______________}

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

Văn bản này quy định về hồ sơ học sinh, sinh viên và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ học sinh, sinh viên ở các đại học, học viện, trường đại học, cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp (dưới đây gọi tắt là trường) bao gồm: nội dung hồ sơ; hình thức hồ sơ; việc lập, bổ sung và lưu trữ hồ sơ; chế độ báo cáo; trách nhiệm của các cơ sở giáo dục.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy định này, các từ ngữ được hiểu như sau:

1. Hồ sơ học sinh, sinh viên là hệ thống tài liệu tổng hợp về học sinh, sinh viên, phản ánh những thông tin thiết yếu về học sinh, sinh viên dùng để quản lý quá trình học tập, sinh hoạt, rèn luyện của học sinh, sinh viên. Hồ sơ học sinh, sinh viên gồm có hồ sơ của từng học sinh, sinh viên và hồ sơ thống kê tổng hợp về tình hình học sinh, sinh viên;

2. Hồ sơ điện tử là hồ sơ học sinh, sinh viên được thể hiện dưới dạng cơ sở dữ liệu;

3. Cơ sở dữ liệu là tập hợp các dữ liệu được sắp xếp, tổ chức để truy cập, khai thác, quản lý và cập nhật thông qua phương tiện điện tử;

4. Dữ liệu là thông tin dưới dạng ký hiệu, chữ viết, chữ số, hình ảnh hoặc dạng tương tự;

5. Trao đổi dữ liệu điện tử là sự chuyển thông tin từ máy tính này sang máy tính khác bằng phương tiện điện tử theo một tiêu chuẩn đã được thoả thuận về cấu trúc thông tin;

6. Phần mềm quản lý học sinh, sinh viên là chương trình ứng dụng để thực hiện một số công việc trong công tác quản lý học sinh, sinh viên, được diễn đạt theo ngôn ngữ máy tính có thể đọc được.

          Điều 3. Yêu cầu của công tác lập và quản lý hồ sơ học sinh, sinh viên

1. Bảo đảm đầy đủ, chính xác và bổ sung kịp thời;

2. Nắm chắc tình hình của mỗi học sinh, sinh viên và số liệu thống kê tổng hợp về học sinh, sinh viên của từng trường;

3. Thống nhất tiêu chí quản lý, mẫu biểu báo cáo; dễ bổ sung, dễ tìm kiếm, dễ lưu trữ; thực hiện chế độ bảo mật theo quy định.

Chương II

NỘI DUNG HỒ SƠ HỌC SINH, SINH VIÊN

Điều 4. Hồ sơ khi nhập trường

 Hồ sơ khi nhập trường của học sinh, sinh viên gồm có:

1. Học bạ trung học phổ thông, trung cấp chuyên nghiệp (THPT, TCCN);

2. Giấy chứng nhận tốt nghiệp THPT, TCCN tạm thời đối với những người trúng tuyển ngay trong năm tốt nghiệp hoặc bằng tốt nghiệp THPT, TCCN đối với những người đã tốt nghiệp các năm trước;

3. Giấy khai sinh (hoặc bản sao hợp lệ);

4. Giấy tờ chứng nhận chế độ ưu tiên (hoặc bản sao hợp lệ) của các đối tượng được cấp học bổng, trợ cấp và miễn giảm học phí theo quy định tại khoản 3, Điều 33, Nghị định số 75/2006/NĐ-CP ngày 02 tháng 8 năm 2006 của Chính phủ Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật giáo dục;

5. Giấy báo trúng tuyển của trường;

6. Giấy chứng nhận sức khoẻ;

7. Lý lịch  học sinh, sinh viên (mẫu quy định tại Phụ lục I kèm theo);

8. Thẻ học sinh, sinh viên (mẫu quy định kèm theo).

Điều 5. Hồ sơ theo dõi quá trình học tập, rèn luyện

Hồ sơ theo dõi quá trình học tập, rèn luyện của học sinh, sinh viên gồm có các nội dung sau:

1. Kết quả học tập, rèn luyện của học sinh, sinh viên bao gồm cả điểm học tập, điểm kiểm tra thi kết thúc môn học, kết quả thi bảo vệ đồ án, khoá luận tốt nghiệp và điểm rèn luyện theo học kỳ, năm học, khoá học;

2. Hình thức khen thưởng mà học sinh, sinh viên đạt được trong học tập, nghiên cứu khoa học và tham gia các phong trào;

3. Hình thức kỷ luật và trách nhiệm pháp lý khác mà học sinh, sinh viên bị áp dụng trong và ngoài trường;

4. Những thay đổi của học sinh, sinh viên như chuyển ngành, chuyển trường, lưu ban, ngừng học, thôi học.

5. Việc vay vốn tín dụng của học sinh, sinh viên;

6. Tình hình đi làm thêm của học sinh, sinh viên thông qua sự giới thiệu của các đơn vị trong trường;

7. Địa chỉ nội trú và việc chấp hành quy định của học sinh, sinh viên nội trú (đối với các học sinh, sinh viên ở nội trú);

8. Địa chỉ ngoại trú và việc chấp hành quy định của địa phương đối với học sinh, sinh viên ngoại trú;

9. Việc đóng học phí của học sinh, sinh viên;

10. Việc hưởng học bổng khuyến khích học tập, học bổng chính sách, trợ cấp xã hội của học sinh, sinh viên.

Điều 6. Hồ sơ tốt nghiệp

Hồ sơ tốt nghiệp của học sinh, sinh viên bao gồm các loại giấy tờ quy định tại Điều 4 và các khoản 1, 2, 3 Điều 5 của văn bản này.

Chương III

HÌNH THỨC HỒ SƠ HỌC SINH, SINH VIÊN

Điều 7. Hồ sơ dưới dạng văn bản

          Hồ sơ học sinh, sinh viên với các nội dung quy định tại Điều 4 và Điều 5 của văn bản này được quản lý dưới dạng văn bản theo mẫu quy định.

Điều 8. Hồ sơ điện tử

1. Các nội dung quy định tại khoản 7 Điều 4 và Điều 5 của văn bản này được quản lý bằng hồ sơ điện tử;

2. Hồ sơ điện tử quản lý học sinh, sinh viên được xây dựng trên cơ sở sử dụng phông chữ Unicode “thành” sử dụng bộ mã chữ tiếng Việt theo quy định và đảm bảo dễ dàng chạy trên môi trường mạng LAN, WAN và Internet, tích hợp, kết nối với vuhssv@moet.gov.vn - Bộ Giáo dục và Đào tạo;

3. Việc xây dựng, sử dụng bảng mã và các vấn đề kỹ thuật cụ thể thực hiện theo quy định tại Phụ lục II kèm theo.

Chương IV

LẬP, BỔ SUNG VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ HỌC SINH, SINH VIÊN

          Điều 9. Lập hồ sơ

1.     Đầu khoá học

a) Hồ sơ của học sinh, sinh viên quy định tại Điều 4 và Điều 5 của văn bản này được lập chậm nhất một tháng cho mỗi học sinh, sinh viên sau khi làm thủ tục nhập trường;

b) Kết thúc học kỳ một, năm học thứ nhất, nhà trường bổ sung đầy đủ những thông tin còn thiếu của học sinh, sinh viên vào bộ hồ sơ đã nêu ở  Điều 4 của văn bản này.

2. Hồ sơ cuối khoá học của học sinh, sinh viên theo quy định tại Điều 6 của văn bản này được hoàn thiện chậm nhất một tháng sau khi làm lễ tốt nghiệp cho khoá học sinh, sinh viên đó.           

Điều 10. Bổ sung hồ sơ

1. Định kỳ: điểm học tập, rèn luyện của học sinh, sinh viên và hình thức khen thưởng định kỳ được bổ sung sau mỗi học kỳ, mỗi năm học và cuối khoá học;

2. Thường xuyên: trừ các nội dung quy định tại khoản 1 trên đây, hồ sơ học sinh, sinh viên được bổ sung ngay sau khi có sự kiện mới phát sinh.

Điều 11. Lưu trữ hồ sơ

Việc lưu trữ hồ sơ học sinh, sinh viên được thực hiện theo quy định hiện hành về lưu trữ của Nhà nước.

Chương V

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 12. Chế độ báo cáo

1. Hình thức báo cáo

Các trường gửi báo cáo (theo mẫu quy định tại Phụ lục III kèm theo) về Bộ Giáo dục và Đào tạo bằng hai hình thức sau:

a) Trao đổi dữ liệu điện tử qua địa chỉ: vuhssv@moet.gov.vn

b) Gửi báo cáo bằng văn bản qua Vụ Công tác học sinh, học sinh, sinh viên.

2. Thời gian báo cáo

a) Báo cáo định kỳ quy định như sau:

- Kết thúc học kỳ I hằng năm:

  + Ngày 25 tháng 01: gửi báo cáo bằng hình thức trao đổi dữ liệu điện tử;

  + Ngày 31 tháng 01: gửi báo cáo bằng văn bản.

- Kết thúc học kỳ II hằng năm:

  + Ngày 25 tháng 9: gửi báo cáo bằng hình thức trao đổi dữ liệu điện tử;

  + Ngày 30 tháng 9: gửi báo cáo bằng văn bản.

b) Báo cáo đột xuất về các vấn đề liên quan đến học sinh, sinh viên được thực hiện ngay sau khi có sự kiện lớn, phức tạp xảy ra hoặc theo yêu cầu của các cơ quan có thẩm quyền.

Điều 13. Trách nhiệm của cơ sở giáo dục

1. Lập hồ sơ cho từng học sinh, sinh viên với các nội dung quy định tại Điều 4 và Điều 5 của văn bản này;

2.     Quản lý, bổ sung, lưu trữ hồ sơ theo quy định;

3. Tổng hợp tình hình học sinh, sinh viên và thực hiện việc báo cáo theo quy định tại Điều 12 của văn bản này;

4. Bố trí cán bộ có trách nhiệm, có nghiệp vụ về công nghệ thông tin phụ trách công tác hồ sơ học sinh, sinh viên;

5. Xây dựng phần mềm quản lý học sinh, sinh viên trên cơ sở quy định tại văn bản này và những đặc thù của trường;

6. Trang bị phương tiện, bố trí kinh phí thực hiện việc lập và quản lý hồ sơ học sinh, sinh viên.

Điều 14. Khen thưởng và xử lý vi phạm

1. Khen thưởng

a) Việc tổ chức ứng dụng và khai thác công nghệ thông tin trong công tác quản lí học sinh, sinh viên ở các trường theo quy định này là một trong những tiêu chuẩn xét thi đua năm học đối với các cơ sở giáo dục;

b) Cá nhân, tập thể thực hiện tốt Quy định này, có nhiều đóng góp cho công tác quản lý học sinh, sinh viên của ngành, tuỳ theo thành tích cụ thể sẽ được xét khen thưởng theo quy định.

2. Xử lý vi phạm

Cá nhân, tập thể có hành vi vi phạm các quy định của văn bản này thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý vi phạm theo quy định của pháp luật.

Điều 15. Trách nhiệm kiểm tra

Vụ trưởng Vụ Công tác học sinh, sinh viên kiểm tra việc thực hiện Quy định này.

KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG  Trần Văn Nhung